sábado, 1 de fevereiro de 2014

Como 7 presidentes de empresa fazem a rotina caber na agenda

Aprenda a fazer seu tempo render com os presidentes de empresas como Facebook Brasil, Sanofi-Aventis e Ogilvy 

Como eles fazem o tempo render

 Ter sob sua batuta uma companhia inteira demanda tempo,  agilidade na hora de tomar decisões e, em alguns casos, o celular ligado 24 horas caso algum imprevisto aconteça. Mas qual a estratégia dos presidentes de empresa para fazer tanta responsabilidade caber na agenda?

Conversamos com os líderes de empresas como Facebook Brasil, Sanofi-Aventis e Ogilvy, entre outras, e todos chegaram a um consenso: ser o principal executivo da companhia ou o dono do negócio exige disciplina e um meticuloso planejamento. Além de começar o dia bem cedo: para alguns, o expediente começa antes mesmo do café da manhã - às 5h30.
Veja quais as táticas deles para fazer uma boa administração do tempo  para que ele renda:

Leonardo Tristão
Quem disse que rede social só serve para que você perca tempo durante do expediente? Pois para Leonardo Tristão, diretor-geral do Facebook Brasil, além de foco do trabalho, ele usa o site para gerir o próprio tempo. Junto com a agenda do celular (que é integrada a outros dispositivos), ele usa os eventos da rede social para os compromissos pessoais.

Mesmo trabalhando em uma operação online, ele afirma que a principal estratégia para gerir o tempo é manter o foco e aprender a priorizar de uma maneira estratégica. E, neste contexto, falar não de vez em quando é preciso.

Planejamento é a palavra-chave para fazer o tempo render, segundo ele. “Existe um ditado em inglês que expressa bem isso ‘planeje o trabalho e trabalhe o plano’”, diz.

Isso não significa que a rotina de um executivo deve ser engessada. Ser flexível, neste sentido, é essencial “para alterar as prioridades à medida que as necessidades imediatas aparecem”, afirma.

“A conexão à internet permite as pessoas trabalharem em qualquer hora e lugar. As ferramentas permitem isso. No entanto, incentivo a minha equipe e eu mesmo pratico a filosofia de que é necessário balancear vida pessoal e profissional. Isso tem muito a ver com planejamento e prioridades”, afirma.

Sérgio Amado
Quem é?  Presidente do Grupo Ogilvy Bra sil

Objetividade. Esta é a palavra de ordem na rotina de Sérgio Amado. E ela se traduz na maneira como ele conduz as reuniões (ele odeia encontros que ultrapassem uma hora) e como lida com e-mails, por exemplo.

“Não faço e-mail com mais de dez linhas”, conta. E, em alguns casos, a resposta não passa de uma palavra, como ok, sim, não, talvez. “Prefiro olhar no olho de cada executivo que trabalha comigo”, afirma. Neste caso, os papos também tendem a não ser muito longos. Dependendo do assunto, não ultrapassam 15 minutos.

Para ele, o papo de que para ser executivo é preciso estar ligado no trabalho 24 horas por dia é besteira. O expediente dele começa às 8h30 e termina às 19h, no máximo, 20h. “Ainda dá tempo de chegar em casa para assistir a novela”, brinca.

Às 21h45, o e-mail do celular é desligado automaticamente. “O celular fica 24 horas open porque tenho família”, diz.
Ernesto Haberkorn
Quem é? sócio-fundador da TOTVs e diretor da TI educacional
A rotina de Haberkorn é milimetricamente planejada. Entre levantar da cama e rumar para o escritório, ele leva, todos os dias, exatamente 1 hora e 22 minutos. Neste período, ele faz 12 atividades. “Cada uma dura de 5 a 10 minutos. É uma espécie de ritual”, afirma.
Às vezes, a rotina começa mais cedo ainda, às 5h30. Ele aproveita este período para fazer atividades do trabalho que exigem mais concentração, como programar.
Apesar da rotina organizada, Haberkorn admite que imprevistos acontecem e prever um espaço para eles na agenda é preciso. Mas, mesmo nestes casos, é essencial assumir o controle da situação.
“As atividades não previstas acabavam consumindo de 30% a 40% do tempo total. Então, eu comecei a me cuidar neste sentido”, conta. Uma das estratégias mais eficazes: interromper conversas não programadas. “Você precisa ter disciplina para fazer isso”, afirma.
Tornar o roteiro da agenda um hábito contribuiu para que o tempo renda mais, ele explica. Por exemplo, no horário do almoço, todos que trabalham com Haberkorn sabem que é o tempo que ele dedica para a academia.
“Aos 70 anos, você já está nos 25 minutos do segundo tempo. Você pensa: ‘eu não posso perder um minuto’”, brinca.

Acacio Queiroz
Quem é? CEO da Chubb Seguros

Para economizar o tempo entre chamar e esperar que a pessoa rume até a sala dele, Acácio Queiroz prefere ir direto para a mesa do funcionário. “Levo três minutos entre ir, voltar e saber tudo”, conta.

A prática garantiu menos reuniões longas e despediosas na agenda. "Só de não fazer tanta reunião e falar direto com as pessoas ganha uma velocidade de tempo”, diz.

Checar e-mail toda hora? Nem pensar. Na agenda de Queiroz, a leitura do correio eletrônico tem hora marcada. “De manhã, antes do almoço, na hora de sair. Responde e acabou”.
Chieko Aoki
Quem é? Presidente da rede Blue Tree Hotels

O dia de Chieko Aoki começa cedo. Às 6h, ela já está se dedicando a algum exercício físico. O expediente começa nos 40 minutos de percurso para o trabalho. É ali, no carro, que ela toma o café da manhã e checa e-mails.

A principal estratégia para fazer o tempo render é não enrolar, diz. “A gente vai e volta. Nossa, isso come um tempo danado”, afirma. “É preciso ter a prática de decidir. É duro, mas é um treino”.

A meta é responder todos os e-mails que recebe no mesmo dia. Se o assunto leva mais tempo, ela responde mesmo assim.
Apesar de usar a agenda do iPhone, ela não largou mão da de papel. “A gente fica refém da máquina, tenho medo que as coisas sumam”, diz.





 

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